新型コロナの影響で、カンファレンス、イベントやセミナー、勉強会などを開催できず、オンライン開催に切り替えようという動きは盛んですよね。
一方イベント担当者の立場からすると、イベント開催には慣れていても、オンライン配信の経験がない方も多いようで。私も連日各方面からオンラインセミナーの開催方法や、注意点について相談を受けております。
で、何度も相談を受けるうちに「最初に整理した方が良い論点」がまとまってきたので公開します。
いわゆるコミュニケーション設計とかイベント企画全般に関するチェックリスト的なモノを用意しようとも思いましたが、そこまで触れると冗長になってしまうのと、既存コンテンツがネットに散在していると思いますので、まずは「オンライン化をするにあたって整理すべき要件」に絞ってまとめてみました。
なお、これらの要件を整理した上で、ツールや機材の選定など具体的な検討に入ることになろうかと思いますが、特定のツールの紹介は控えます。
１、セミナー設計
- 無料か有料か？
有料の場合、決済をどのようにしたいのか？
カード決済、コンビニ払い、振込、請求書払い等々 - ユーザ認証
無料の場合でも、ユーザ認証や登録などをした上で閲覧させたいのか。
個人情報は取得せずとも、「覗き見」を防止したいのか？
それとも不特定多数にどんどん拡散してもらいたいのか？
決済やユーザ認証のステータスを、既存システム（自社顧客データベース等）と連携させる必要があるか？ - 規模
最大同時に何人が視聴するか？ - 登壇者
同時に登壇するのは何人か？
複数人が同時に登壇する場合、異なる場所から参加するのか？ - インタラクション
1対nの一方向配信なのか？
視聴者全員が双方向にやりとりができるのが良いのか？
視聴者が非同期で質問するなどで良いのか？（チャット、アンケートツールなど） - コンテンツ
スライドを見せるか？
スライドの操作は誰がするか？
動画を見せるか？
見せる場合、回線、配信PCのスペック、オペレーションの手間などが変わってくる。
BGMは必要か？
回線、オペレーションの手間などが変わってくる
スライドやBGMに使う写真などの著作権には注意が必要。 - 視聴環境
PCやタブレットを想定するのか？スマホなのか？
回線、画面のサイズ、音声環境などの想定が変わってくる
スマホ前提の場合、スライドの文字サイズ等に留意する必要あり。
必要に応じてリハをしよう（冒頭10分、もしくは開始前10分に環境テストタイムを設けるなど） - アーカイブ配信
必要か？
有効期限を設けるか？
ユーザ認証が必要か？
ライブ配信中から過去放送を視聴させるのか？ - クオリティ
音質、画質、安定性などをどこまで求めるか？
品質を求めるなら、それなりの機材、高スペックの端末などが必要になるケースも。
確実性を求めるなら、システムの二重化を検討する必要あり。
２、管理機能
- アクセス解析
どこまでの粒度、項目を求めるのか？
リアルタイム分析？参加人数？参加者の特定？
入退室のタイミング？ - 視聴者とのコミュニケーション
1対nで良いか？ 1対1のやりとりが必要か？
アンケート、投票などをさせたいか
３、環境、体制
- 環境
配信する場所のネットワーク環境は？
配信する場所の広さ、明るさは？ - 機材
配信に使える端末（PC、タブレット、スマホ等）のスペック、台数は？
専用カメラ、マイク、照明などを用意できるか？ - スタッフ
配信に関わるスタッフがどれくらい手配できるか？
登壇者以外にも、システムロジ担当、カメラ＆照明担当などがいるとベター。 - リテラシー
配信担当する担当者のイベント運営、webに関する技術等のリテラシーは？
４、セミナー後
- 参加者情報の活用
どう活用したいのか？マーケティングリード（見込み客）として？
個人情報を取得しないのか？ - コミュニティ作り
オンラインコミュニティ等で囲い込んだり、次回開催時の告知などを想定するか？ - アップセル
セミナー参加以外の購買（オンデマンド視聴権、セミナー資料、教材、関連コンテンツへの誘導など）を想定するか？
まとめ
ひとまず、ざっと書き出してみましたが、いかがでしょうか。他にも色々な観点があると思いますので、もし過不足に気づいた方がいたらぜひtwitterやFacebookなどでご指摘いただけるとありがたいです。し、この手のノウハウはオープンソース化してどんどんアップデート＆シェアされていくべきだと思っているので、引用は大歓迎であります。
少しでも早く＆多くのカンファレンス、イベントやセミナー、勉強会のオンライン化にまつわる悩みが解消され、次に進める方が増えることを祈って。