【事例紹介】継続希望90%を超える熱狂的な経営者カンファレンスのディレクション・運営を総合支援〜KANSAI FUTURE SUMMIT様の事例〜

『KANSAI FUTURE SUMMIT』は関西における大企業とスタートアップ企業の出会いの場を創出することを目的に開催される参加者300名を超える大型カンファレンスです。

同カンファレンス実行委員会では、カンファレンスの準備やディレクション業務を当社(株式会社カンファレンスファクトリー)に委託いただきました。豊富な実績に基づく企画支援や細やかな実行支援によって、大型カンファレンスを成功させることができたと言います。

カンファレンスファクトリーのイベント企画・運営支援を選定した理由や、委託メリットなどに関してKANSAI FUTURE SUMMIT実行委員会副委員長の中野 智哉様にお話を伺いました。

203567796_3026620667662435_5462612236376664567_n.jpg


サマリ

■導入前の課題
 ・実行委員会にカンファレンス運営経験がなく開催にあたっての準備を何からすればよいかわからない状態だった

■カンファレンスファクトリーの選定理由
 ・カンファレンス・イベントの支援実績
 ・当日運営だけでなく、イベント当日までの準備・サポートが充実している

■導入後の成果・委託メリット
 ・イベント当日の運営はトラブルなく終えられた
 ・初開催から参加者アンケートでは90%以上が「また参加したい」と回答するなど盛り上がるイベントとなった
 ・2020年はコロナ対策をしっかり行い、参加者に安心して参加してもらえた


KANSAI FUTURE SUMMITは大企業とスタートアップ企業の出会いの場を創出

203567796_4093629677387961_902142016624921393_n.jpg

■ 『KANSAI FUTURE SUMMIT』は、どのようなイベントなのでしょうか

関西で活動する企業の経営者を集めた、完全招待制のサミットです。

最近日本でも大企業とスタートアップの提携が増えてきていますが、関西では企業経営者同士の出会いの場が少ないのが現状です。KANSAI FUTURE SUMMITでは、大企業からスタートアップ企業まで経営者が集まることによって出資や事業提携のきっかけをつくること、『あたらしい産業を生み出すこと』を目的に開催しております。

関西らしく『おもろい⼈間が集まり、おもろいつながりを創る』をテーマに掲げています。これまで2019年・2020年の2回開催し、どちらも300名を超える参加者が集まりました。熱狂的なファンが多く、今年2021年にも開催を予定しております。

 

運営経験者のいない実行委員会で参加者300名超の大型カンファレンスを実施

204102853_324325346080711_1341613810657511536_n.jpg

■ 外部企業にイベントのディレクション・運営の委託を検討された背景をお教えください

我々KANSAI FUTURE SUMMITの実行委員会は企業ではなく、カンファレンスの目的に賛同した会社の代表者がボランティアで集まったものです。そのため実行委員会は、大型カンファレンスを開催するにあたり「どのような準備が必要なのか」「当日の運営はどうすればよいのか」「当日はどんなスタッフが必要なのか」といったことがわからない状態でした。

そこで大型カンファレンスやイベント運営で実績のある企業に当日までの準備の支援・運営のディレクションを委託することにしました。

検討の結果、当日までの準備・ディレクション当日の運営をカンファレンスファクトリー、グループ会社のホットスケープさんに委託をしました。

 

数あるイベント会社の中から弊社をお選びいただいた理由について教えてください

KANSAI FUTURE SUMMITは、名だたる経営者が集まるイベントなので絶対にミスができませんでした。

委託先を探している最中、知人から紹介いただきお話をする機会を得ました。 お話をして感じたのは、イベント運営への知見の深さ、そして信頼感です。これまで多くの企画支援をされてきただけあって、さまざまな提案をしていただけました。

委託することを決めたのには大きく2つの理由がありました。

一つは実績です。繰り返しとなりますが、我々実行委員会はカンファレンス運営経験がない中で、いきなり300名規模の大型カンファレンスを開催しました。カンファレンスファクトリーさん、ホットスケープさんのこれまでの実績を拝見して安心してお願いできると判断しました。

二つ目はイベント当日までの準備・サポートが充実している点です。イベントを開催する際には、事前の準備・コミュニケーションが重要です。登壇者の決定などイベントの企画・立案は実行委員会で実施しましたが、それにあたって「登壇者にどういった依頼をしないといけないか」「何日の何時に来てもらうように依頼しないといけないか」など細かいやりとりが発生するため、ディレクションを委託する企業とは、密な連携が必要です。

色々なイベント会社さんから提案を受けましたが、当日の運営をしてくれる会社は多かったのですが、当日までの準備サポートが充実しているのは大きな決め手になりました。スケジュールのレールを完璧に引いてくれて、「何をいつまでにやってください」など細かくディレクションをしていただき、イメージも持てました。

 

■ 弊社に依頼されて感じたメリットを教えてください

サミットの準備に必要な手配、スケジューリング、ディレクションまで幅広く支援していただきました。

大型カンファレンスということで登壇者をはじめ関係者が多く、そのあたりの連絡をまとめてやってくれるなどサポートが充実しており助かりました。

とにかく丁寧に寄り添ってくれ、提案力も素晴らしいと感じました。例えば通常であれば追加料金がかかるようなことも、アイデアでカバーしてくれます。「こういうやり方にすれば見せ方もプラスになるし、コストも抑えられますよ」といった提案をいただきながら準備を進めることができました。

我々実行委員会がカンファレンス運営歴がない中で、トラブルなく運営をやり遂げることができたのは、イベント前から一緒に併走してくれたおかげです。準備段階から一緒に考えてくれて、足りない部分は積極的に提案してくれる姿勢がうれしかったですね。

 

参加者同士のインタラクティブな交流の実現で、熱狂的な場を創出

186525605_2268413019959554_2741964768428614680_n.jpg

■ 第一回2019年のカンファレンスの開催結果はいかがでしたか?

まず、当日の運営はトラブルなく終えることができました。

300名を超える参加者が集まり、大変盛り上がるカンファレンスとなりました。参加者アンケートでは、「また参加したい」との回答が90%を超えました。

実は、当初KANSAI FUTURE SUMMITは4年に一回の開催を予定していました。参加者の方からの強い要望があり、翌年の2020年にも連続して開催する運びとなりました。

当カンファレンスの目的であった「大企業からベンチャー企業への出資や事業提携」も複数生まれました。

我々実行委員会としては、参加者同士でインタラクティブな交流が生まれるような仕掛けをつくりたいと思い、様々な工夫をしました。カンファレンスファクトリーさんからも、交流を促すための場の設計・会場のレイアウトや導線の設計・装飾の設計などを提案してもらいました。例えばセッションの後に『アフタートーク』といった登壇者と聴講者がインタラクティブに質問できる場を設けたり、セッションとセッションの間の休憩時間に交流できる場を設けたりといった工夫をしました。

 

■ 2020年のカンファレンスの開催結果に関しても教えてください

2020年のKANSAI FUTURE SUMMITはコロナ禍にリアルで開催しましたが、350名以上の参加者が集まりました。

準備にあたりコロナ対策をしっかり行う必要があり、実行委員会としても不安が大きかったのを覚えています。開催できるかどうかも含めてカンファレンスファクトリーさんにご相談をしたところ、運営者目線でも参加者目線でもたくさんのご提案をいただきました。大きめの会場を使うことはもちろん、マスクや消毒対策の具体案、人員配置や場内の動線・レイアウトなどです。さまざまなパターンを想定して備えていたので、当日は問題なくサミットを進行することができました。

参加者からは「コロナ対応がしっかりしていて安心して参加をすることができました。とても熱い気持ちと感謝がこみ上げてきました」といったアンケートをいただけるなど、多くの感謝の声をいただきました。

「イベントの進行や時間設計がとてもスムーズで、1日イベントを楽しめる」という声も多くいただきました。このあたりもカンファレンスファクトリーさんのディレクションのおかげです。

 

最後に一言お願いします。

支援をお願いして、時間的・人員的な余裕が生まれました。スケジュール進行に関しても「やっておいてください」ではなく「あれってどうなってますか」「手伝いましょうか?」と申し出てくれるほどにホスピタリティーがあり、ゴールまで一緒に併走してくれる姿勢がうれしいですね。運営経験の事例を豊富にもっているので「やりたいことを形にしてくれる」安心感がありました。

KANSAI FUTURE SUMMITのプロジェクトでも、これ以上にないサポートが受けられ、信頼してお任せすることができました。2021年の運営も引き続きよろしくお願い致します。

205873242_522540032507494_5471386864695739776_n.jpg

取材協力

KANSAI FUTURE SUMMIT 実行委員会 委員長
中野 智哉

株式会社i-plug 代表取締役CEO。1978年12月生まれ。2001年 中京大学経営学部経営学科卒業。2012年 グロービス経営大学院大学経営研究科経営専攻修了(MBA) 経営戦略、人事戦略、ファイナンスを専攻。インテリジェンス10年間で求人広告(転職サイトDODA、アルバイトサイトan )の企画営業に従事。2012年4月に株式会社i-plugを設立。新卒ダイレクトリクルーティングサービス「OfferBox」を運営。学生17万7千人(21年卒実績)、企業8700社が利用中。